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Convention

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Qu'est-ce qu'une convention ?

Dans le jargon juridique, les mots "contrats" et "conventions" sont utilisés indifféremment. En fait "contrat" désigne plutot le document et "convention" le contenu du contrat, c'est à dire ce à quoi les signataires ce sont engagés.

Dans le quotidien associatif, les exemples de conventions ne manquent pas : adhérer à une association, acheter du matériel pour l'association  ; ouvrir un compte en banque pour l'association ; souscrire une assurance ; signer une convention d'objectifs et de moyens avec la municipalité et même faire un don...

Toutes ces conventions correspondent à des types de contrats plus ou moins formels (contrat de location, de vente, de prêt, d'adhésion, etc.) dans lesquels deux parties ou plus s'engagent à donner, faire ou ne pas faire quelques choses.

Quand les dirigeants ont 2 casquettes

Or, les dirigeants bénévoles ayant une vie en dehors de l'association (mais si, mais si ...), il arrive que ces derniers représentent juridiquement chacun des deux co-contractants. Par exemple, un directeur d'agence bancaire, par ailleurs président d'une association, souhaitant ouvrir un compte en banque pour l'association dans son établissement. Un directeur de MJC, président d'une association de théâtre, travaillant régulièrement l'une pour l'autre. Ou encore, un trésorier qui achète une voiture pour son association chez le concessionnaire pour lequel il travaille... 

Les exemples peuvent être multipliés indéfiniment, surtout si l'on tient compte de l'ensemble des actes que constituent les "conventions"... Il conviendra donc de différencier les conventions "courantes" des conventions dites "réglementées".

Les conventions courantes

Sont considérées comme des conventions courantes, celles qui sont effectuées par une association dans le cadre de son activité normale. Les conditions peuvent être considérées comme normales lorsqu'elles sont habituellement pratiquées par l'association dans ses rapports avec les tiers, de telle sorte que le dirigeant intéressé ne retire pas de l'opération un avantage qu'il n'aurait pas eu s'il avait été un partenaire quelconque de l'association.
En cas de doute, mieux vaut demander l'avis à son commissaire au compte, pour savoir s'il doit faire état de ce partenariat dans son rapport annuel sur les conventions réglementées.

Les conventions règlementées pour plus de transparence.

Pour les conventions inhabituelles ou plus extraordinaire (achat d'une voiture, souscription à une assurance, etc.) conclues par une association avec l'un de ses dirigeants, il faudra veiller à établir un rapport rédigé par le représentant ou par le commissaire au comptes.

Ce rapport s'inscrit dans un souci de plus grande transparence. Le fonctionnement interne de l'association, et les transactions financières doivent faire l'objet d'une information détaillée mise à disposition des membres de l'organe délibérant ou des adhérents d'une association. 

Dans ce but, il convient de mettre en place des règles de bonne gouvernance adaptées, afin de faciliter le recensement des conventions et d'assurer toute transparence. Il est préférable de mettre en place une procédure annuelle de confirmation directe des mandats détenus par les dirigeants et des intérêts directs ou indirects au sein d'entités en lien avec l'association. Cette documentation sera actualisée et confirmée annuellement ; elle facilitera l'inventaire à transmettre au commissaire aux comptes.