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Informatique et Liberté

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Rappel sur la réglementation "Informatique et Liberté" pour les associations détenant des fichiers nominatifs.

La loi du 6 janvier 1978 dispose que "l'informatique doit être au service de chaque citoyen. Elle ne doit porter atteinte ni à l'identité humaine, ni aux droits de l'homme, ni à la vie privée, ni aux libertés individuelles ou publiques". Ces principes sont garantis par la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL).

Que votre site Internet propose la liste des adhérents, recueille des adresses numériques ou que, sans être connecté, vous teniez de tels fichiers sur vos ordinateurs, vous êtes tenus de les déclarer à la CNIL. Prudence, car même s'il est facile de décider que votre site ne diffusera pas d'informations nominatives, il est peu probable qu'il ne collecte pas d'information relative à ses utilisateurs, ne serait-ce que parce que ces derniers sont invités à prendre contact.

Les fichiers d'adhérents dans le viseur !

Toute association qui crée un traitement automatisé d'informations nominatives doit effectuer une déclaration de traitement auprès de la Cnil. Cette déclaration s'effectue sur un formulaire unique élaboré par la Cnil et disponible sur son site Internet. La Cnil considère que les fichiers d'adhérents d'une association, y compris lorsque le traitement informatisé a pour objet "l'édition d'annuaires des membres de l'association", peuvent faire l'objet d'une déclaration simplifiée à condition qu'ils ne comportent pas de risque d'atteinte à la vie privée et aux libertés. La tenue de tels fichiers est très fréquente dans le monde associatif, qu'il s'agisse du fichier des adhérents, des bénéficiaires des services...

Un droit d'accès aux informations

Le responsable du traitement de ces fichiers (souvent, le responsable du site) doit donc informer les utilisateurs de leurs droits et des modalités d'exercice de celui-ci pour accéder ou modifier les informations qui les concernent. Toute personne faisant l'objet d'un fichage (manuel aussi bien qu'informatisé) peut obtenir communication des informations le concernant, sur justification de son identité.

La collecte des informations

La collecte, l'enregistrement et la conservation des informations nominatives sont réglementés par la loi. Cela signifie en particulier qu'aucun questionnaire nominatif informatisé ou même manuel ne peut ête diffusé sans qu'il comporte les mentions suivantes :

- le caractère obligatoire ou facultatif des réponses
- les conséquences d'un défaut de réoibse
- des personnes physiques ou morales destinataires des informations
- de l'existence d'un droit d'accès et de rectification.
- la finalité du fichier
- des éventuels transferts des fichiers hors des pays de l'Union Européenne.

Autre point très important : les information relatives, même indirectement, aux origines raciales, aux opinions politiques, philosophiques oureligieuses ou les appartenances syndicales des personnes, ne peuvent relever que des catégories suivantes : identité (nom, prénoms, sexe, etc.) et vie associative (renseignements strictements liés à l'objet statutaire de l'association).

Conservation et utilisation.

Concernant les adhérents, les informations nominatives nécessaires à l'établissement des droits des membres de l'association ne peuvent être conservés après la démission ou la radiation, sauf accord exprès de l'intéressé.

Les traitements de fichiers d'envoi d'information doivent avoir pour seule fonction la diffusion auprès des correspondants de l'organisme (journalistes...) d'informations sur l'organisme, notamment l'envoi de convocations, invitations, bulletins ou de toute autre information se rapportant au but ou à l'activité poursuivis par la personne physique ou morale qui met en oeuvre le traitement.

Les membres de l'association peuvent demander à se faire communiquer le fichier des adhérents uniquement si cette possibilité est notifiée dans les statuts de l'association. Un candidat à l'élection du conseil d'administration peut se faire communiquer ce fichier, mais uniquement si le fichier est utilisé à des fins électorales internes à l'association. Il doit obligatoirement détruire ce fichier dès la fin des opérations électorales.