Résam

Contributions volontaires en nature (CVN)

Coordination — 2024-04-16T08:42:42Z

Les dons reçus, le bénévolat, les mises à disposition de personnes par des entités tierces ainsi que de biens meubles ou immeubles constituent pour l'association des contributions volontaires en nature (CVN).
Leur valorisation comptable, pour un grand nombre d'associations est devenue une obligation avec les Évolutions du plan comptable associatif (AUTORITÉ DES NORMES COMPTABLES – RÈGLEMENT - N° 2018-06 du 5 décembre 2018 - Relatif aux comptes annuels des personnes morales de droit privé à but non lucratif - application au 1er janv 2020).

Au delà des obligations réglementaires, voici quelques exemples qui rappellent l'importance d'intégrer les CVN dans la comptabilité d'une association :

Celles sont considérées comme de l'autofinancement – critère souvent demandé : subventions, conventions, demandes de prêts, garanties d'emprunt (Cf. circulaire du Premier ministre du 18 janvier 2010 parue au JO du 20 janvier et son annexe « manuel d'utilisation » § I.2)
Démontrer le coût réel d'un projet associatif/Sensibiliser
Montrer l'importance du bénévolat et son poids
Valorisation des acquis de l'expérience (VAE)
Compréhension des frais de fonctionnement et gestion administrative
Une meilleure appréciation, par l'administration fiscale, de l'activité « prépondérante » (lucratif/non lucratif/franchise)
Le caractère désintéressé de la gestion

Voici une liste (non exhaustive) des associations concernées :

les associations percevant une aide publique supérieure à 23 000 € (à vérifier sur la convention signée avec le partenaire financier)
les associations financées par des collectivités territoriales à hauteur de plus de 50 % de leur budget ou pour un montant supérieur à 75 000 €
les associations percevant des subventions publiques de l'État ou des collectivités locales pour un montant annuel dépassant les 153 000 €
les associations ayant une activité économique et remplissant au moins deux des trois critères suivants : bilan supérieur à 3,1 millions d'euros, bilan de plus de 1,55 millions d'euros, effectifs dépassant 50 salariés
les associations exerçant une activité commerciale et fiscalisée
les associations reconnues d'utilité publique
les associations qui sollicitent l'agrément d'une autorité publique et qui, de ce fait, font l'objet d'une convention fixant les conditions de l'agrément (sauf si une loi précise ces conditions)
les associations ayant pour but exclusif l'assistance, la bienfaisance, la recherche scientifique ou médicale et reconnues comme telles par arrêté
les associations gérant des établissements du secteur sanitaire et social
les associations d'intérêt général recevant des versements par l'intermédiaire d'associations relais
les associations faisant appel à la générosité publique
certaines associations et groupements sportifs
les associations en redressement ou en liquidation judiciaire

Les CVN sont inscrits au niveau des budgets prévisionnels dans le CERFA de demande de subvention (Formulaire 12156*0x)
Les emplois des contributions volontaires en nature en charges (86) et en produits (87) doivent être équilibrés, les montants des deux totaux doivent donc être égaux.

Ci dessous un détail de la nomenclature des comptes pour les CVN :
86 - Emplois des contributions volontaires en nature
860 - Secours en nature
861 - Mise à disposition gratuite de biens et services
862 - Prestations
864 - Personnel bénévole
87 - Contributions volontaires en nature
870 - Dons en nature
871 - Prestations en nature
875 – Bénévolat

Elles sont essentielles à la compréhension de l'activité de l'association. Ainsi, pour la valorisation du bénévolat, il faudra pouvoir estimer le nombre d'heures de manière exhaustive et réaliste. Et en matière de dons et mises à disposition gratuites, la valeur de la contribution est dépendante d'informations hors du périmètre de l'association : valeur des locaux ou des biens offerts, rémunération du personnel prêté.

Comment calculer et valoriser le bénévolat :
Il n'y a pas une méthode définie pour valoriser le bénévolat. Il est nécessaire de porter une réflexion pour mettre en œuvre un méthode simple et adaptée. Deux éléments sont nécessaires :

les quantités d'heures / bénévoles/ tâches identifiées
le coût unitaire (SMIC, coefficient de conversion, comparaison avec tarif prestataires)
On peut s'appuyer sur outils existants : par exemple cet outil au format Excel créé en 2010 par Akim ALMI dans le cadre de son mémoire d'expertise comptable à télécharger

Vous trouverez plus d'informations sur les règles en vigueur dans le guide BÉNÉVOLAT : VALORISATION COMPTABLE à télécharger ici.

Document unique d'évaluation des risques professionnels

Coordination — 2022-08-25T09:00:03Z

L'employeur doit veiller à la santé et à la sécurité de ses travailleurs en mettant en place des actions de prévention, d'information et de formation.
Il doit également évaluer les risques professionnels sur chaque poste de travail.
Ces risques sont consignés dans un document.
En cas de non-respect de cette obligation, sa responsabilité civile et/ou pénale peut être engagée.é réduits ou supprimés.

Le document unique d'évaluation des risques professionnels (DUERP) est obligatoire dans toutes les entreprises dès l'embauche du 1er salarié.

L'employeur consigne dans ce document le résultat de l'évaluation des risques pour la santé et la sécurité auxquels peuvent être exposés les salariés.

L'évaluation des risques professionnels est de la responsabilité de l'employeur et s'inscrit dans le cadre de son obligation générale d'assurer la sécurité et de protéger la santé des salariés.

Les 9 principes généraux qui régissent l'organisation de la prévention sont les suivants :

Éviter les risques, c'est-à-dire supprimer le danger ou l'exposition au danger
Évaluer les risques, c'est-à-dire apprécier l'exposition au danger et l'importance du risque pour prioriser les actions de prévention à mener
Combattre les risques à la source, c'est-à-dire intégrer la prévention le plus en amont possible, notamment dès la conception des lieux de travail, des équipements ou des modes opératoires
Adapter le travail à l'homme, en tenant compte des différences individuelles, dans le but de réduire les effets du travail sur la santé
Tenir compte de l'évolution de la technique, c'est-à-dire adapter la prévention aux évolutions techniques et organisationnelles
Remplacer un produit ou un procédé dangereux par ce qui l'est moins, lorsqu'un même résultat peut être obtenu avec une solution présentant des dangers moindres
Planifier la prévention en intégrant technique, organisation et conditions de travail, relations sociales et environnement
Donner la priorité aux mesures de protection collective et utiliser les équipements de protection individuelle en complément des protections collectives si elles se révèlent insuffisantes
Donner les instructions appropriées aux salariés, c'est-à-dire les former et les informer pour qu'ils connaissent les risques et les mesures de prévention

Démarche d'évaluation des risques professionnels

La démarche d'évaluation est structurée et comprend les étapes suivantes :

Préparation de l'évaluation des risques
Identification des risques
Classement des risques
Proposition des actions de prévention

L'évaluation des risques se définit comme le fait d'identifier les dangers et les risques pour la santé et la sécurité des travailleurs, dans tous les aspects liés au travail.

Elle comporte un inventaire des dangers et une analyse des risques identifiés dans chaque unité de travail de l'entreprise ou de l'établissement, y compris ceux liés aux ambiances thermiques.
Fiche pratique à télécharger

Contrat d'Engagement Républicain

Animation — 2022-05-09T13:39:56Z

Le contrat d'engagement républicain a été mis en place par la loi du 24 août 2021 confortant le respect des principes de la République. La signature de ce contrat par lequel les associations et les fondations s'engagent à respecter les principes de la République est obligatoire à compter de janvier 2022 (Décret n° 2021-1947 du 31 décembre 2021 pris pour l'application de l'article 10-1 de la loi n° 2000-321 du 12 avril 2000) dans le cadre des relations entre les associations, les fondations et les autorités publiques (autorité administrative ou d'un organisme chargé de la gestion d'un service public industriel et commercial) :
– pour les demandes et les renouvellements de subventions (monétaires ou en nature) ;
– pour les demandes et les renouvellements d'agréments ;
– pour les demandes et les renouvellements de reconnaissance d'utilité publique ;
– pour l'accueil de jeunes en service civique.

Le Mouvement associatif poursuit sa mobilisation pour accompagner les associations et rendre compte des difficultés rencontrées dans la mise en application de ce dispositif, et se fera fort de rappeler la nécessité de construire avec les associations une relation de confiance et non de défiance pour faire vivre la démocratie.

Pour faire face aux dérives du contrat d'engagement républicain relevées par le Mouvement associatif, le gouvernement a publié un « guide pratique » d'utilisation de ce contrat. Malheureusement, il ne permet pas de lever les craintes et doutes émis par de nombreuses associations.

Sacem : quelles obligations

Animation — 2022-04-13T08:03:59Z

En principe, toute association qui diffuse de la musique au public est tenue de s'acquitter des droits d'auteur auprès de la Sacem (Société des auteurs, compositeurs et éditeurs de musique). Cette obligation s'applique quel que soit le mode de diffusion : musique diffusée dans les locaux de l'association, lors d'une manifestation, ou encore sur son site internet.

L'article L.122-4 du Code de la propriété intellectuelle prévoit que « toute représentation ou reproduction intégrale ou partielle faite sans le consentement de l'auteur ou de ses ayants droit est illicite. Il en est de même pour la traduction, l'adaptation ou la transformation, l'arrangement ou la reproduction par un art ou un procédé quelconque ».

Par conséquent, la diffusion d'une œuvre musicale est soumise à l'autorisation de son auteur ou de ses ayants droit, généralement gérée par la Sacem pour les œuvres de son répertoire.

En revanche, cette obligation ne concerne pas les œuvres musicales appartenant au domaine public, c'est-à-dire, en règle générale, 70 ans après le décès du dernier auteur survivant, sous réserve des éventuelles prorogations prévues par la loi. Les œuvres dites « libres de droits » ou diffusées sous une licence autorisant leur utilisation ne sont pas non plus soumises à cette autorisation, à condition de respecter les conditions fixées par leur licence.

Pour vérifier si une œuvre relève du répertoire de la Sacem ou si elle est entrée dans le domaine public, il est possible de consulter le catalogue des œuvres de la Sacem : https://repertoire.sacem.fr/.
L'obligation de déclarer la diffusion de musique et, le cas échéant, de s'acquitter des droits d'auteur auprès de la Sacem s'applique à toutes les associations, quels que soient leur taille, leur nombre de salariés, leur budget ou leur chiffre d'affaires.

Cette obligation concerne toutes les formes de diffusion musicale : musique interprétée en direct ou enregistrée, exécutée par des musiciens amateurs ou professionnels, et diffusée dans le cadre de manifestations gratuites ou payantes, dès lors qu'il s'agit d'une représentation publique d'œuvres protégées relevant du répertoire géré par la Sacem.

Deux modes de tarification

La redevance perçue par la Sacem permet de rémunérer les auteurs, compositeurs et éditeurs des œuvres musicales diffusées ou interprétées lors d'une manifestation. Son montant est calculé en fonction de la place occupée par la musique dans l'événement (concert, animation musicale, musique d'ambiance, activités régulières de l'association, etc.) ainsi que de ses caractéristiques (nature de la manifestation, capacité d'accueil, recettes, dépenses, etc.).

Deux principaux modes de tarification sont appliqués :

La redevance forfaitaire, destinée aux manifestations de faible envergure. Elle est acquittée à l'avance et donne lieu à une autorisation simplifiée de diffusion des œuvres musicales. En pratique, il s'agit d'événements dont les caractéristiques (budget, prix d'entrée, capacité d'accueil, nature de la manifestation et place de la musique) permettent l'application d'un forfait prévu par les barèmes de la Sacem. Sont notamment concernés les repas dansants, kermesses, lotos, fêtes associatives, spectacles amateurs, bals ou animations musicales de petite taille. À titre indicatif, les barèmes en 2026 prévoient notamment un régime forfaitaire pour certaines manifestations dont le budget n'excède pas 5 000 € et dont le prix d'entrée est inférieur ou égal à 20 €. Ces seuils étant susceptibles d'être révisés, il convient de se référer aux barèmes publiés par la Sacem au moment de l'organisation de la manifestation.
La redevance proportionnelle, applicable aux manifestations de plus grande importance. Dans ce cas, le montant des droits d'auteur est calculé en appliquant un pourcentage aux recettes réalisées ou, selon les situations, aux dépenses engagées. L'association doit déclarer la manifestation avant son déroulement. La Sacem lui adresse ensuite un contrat qu'elle devra compléter et retourner, accompagné de l'état des recettes et des dépenses, dans un délai généralement fixé à dix jours après la manifestation. Dans le même délai, l'association doit également transmettre le programme des œuvres interprétées ou diffusées, ou, le cas échéant, l'attestation de programme fournie par les artistes.

Formulaires spécifiques

Lorsque l'association déclare sa manifestation à la Sacem plus de quinze jours avant sa tenue, elle peut, selon les conditions tarifaires en vigueur, bénéficier d'une réduction pouvant atteindre 20 % sur le montant des droits d'auteur.
Des réductions supplémentaires peuvent également être accordées aux associations adhérentes à une fédération ou à un organisme ayant conclu un protocole d'accord avec la Sacem.
La déclaration d'une manifestation peut être effectuée auprès de la délégation régionale de la Sacem ou directement en ligne sur le site de l'organisme. Selon la nature de l'événement (concert, spectacle de variétés, repas dansant, banquet, kermesse, manifestation sportive, feu d'artifice, festival, etc.), un formulaire spécifique doit être complété.
Lorsqu'une association organise un concert gratuit dans le cadre de la Fête de la musique, elle doit obtenir l'autorisation de la Sacem. Les droits d'auteur dus au titre de cette manifestation sont, sous certaines conditions, pris en charge dans le cadre du dispositif mis en place pour la Fête de la musique, mais la déclaration préalable de l'événement demeure obligatoire.

Droits complémentaires

La diffusion de musique enregistrée dans un lieu ouvert au public (CD, vinyles, radio, télévision, fichiers numériques, plateformes de streaming, etc.) est également soumise à la rémunération équitable, prévue par le Code de la propriété intellectuelle. Cette rémunération est destinée à rémunérer les artistes-interprètes et les producteurs de phonogrammes.
Elle est gérée par la Société pour la perception de la rémunération équitable (Spré), qui a confié à la Sacem la mission de percevoir cette redevance auprès des organisateurs de manifestations et des exploitants de lieux sonorisés.
L'association n'a aucune démarche complémentaire à effectuer : lorsque la rémunération équitable est due, son montant est calculé et facturé en même temps que les droits d'auteur par la Sacem.

Auto-entrepreneur.euse.s et associations : attention aux mauvais usages !

Coordination — 2022-02-15T14:42:38Z

Le recours aux travailleur.euse.s indépendant.e.s (auto-entrepreneur.euse.s, sociétés commerciales, etc.) à la place d'un.e salarié.e n'est pas sans risque.

Si la collaboration avec votre prestataire est marquée par un seul des indicateurs suivants, vous risquez la requalification en contrat de travail à durée indéterminée :
• Existence d'un contrat s'apparentant à un contrat de travail : verbal, écrit ou tacite ;
• Existence d'une rémunération pouvant être assimilée à un salaire ;
• Existence d'un lien de subordination :
◦ Dépendance économique ou juridique (absence d'autonomie, respect de directives, soumission à des contrôles et à des sanctions)
◦ Intégration dans un service organisé (locaux, matériel, personnel, absence de choix de la clientèle,…)
◦ Activité profitable à l'entreprise
◦ Absence de risque économique pour le prestataire.

Un.e auto-entrepreneur.euse qui travaille au service d'une entreprise mais qui n'a aucune indépendance dans l'organisation et l'exécution de son travail est en réalité tenu.e par un lien de subordination avec cette entreprise. Il y a bien travail dissimulé.
C'est l'absence de lien de subordination entre l'association et le.la travailleur.euse qui distingue la prestation du contrat de travail.

Exemple
Un professeur d'arts plastiques intervient dans votre structure en tant que travailleur indépendant pour donner des cours de dessin. L'enseignant intervient selon un planning établi par vous, les locaux et le matériel lui sont fournis et il ne choisit pas ses élèves.
> Attention ! C'est une situation de salariat !

Quand pouvez-vous faire appel à un prestataire extérieur ?
Pour une sous-traitance de spécialité : elle vient en complément de votre propre activité et aide à son développement, lorsque vous-même, vous ne disposez pas des compétences nécessaires à la réalisation de la prestation.

Exemple
Une professeure de théâtre intervient dans votre structure en tant que salariée pour donner des cours. Pour le spectacle de fin d'année, elle a besoin d'un décor.
> Vous pouvez faire appel à un prestataire extérieur.

téléchargez la plaquette

EN SAVOIR PLUS :
URSSAF : www.urssaf.fr
DREETS : www.direccte.gouv.fr

D'autres solutions existent pour recruter à temps "très très" partiel. Avez-vous pensé au groupement d'employeurs ?
Informez-vous !

Gratification de stage

Coordination — 2021-11-25T14:26:13Z

Gratification de stage 2021 : obligatoire ou facultative ?

Cette gratification est obligatoire dès lors que :

la durée du stage dépasse deux mois consécutifs ou non (44 jours ou 308 heures) ;
le stage est effectué dans la même organisation ;
le stage est effectué au cours d'une année scolaire ou universitaire.

Qu'est-ce qu'une gratification de stage ?

La gratification de stage est une indemnité minimale que perçoit le stagiaire pour son temps de présence dans l'entreprise.
Tant qu'elle ne dépasse pas le montant minimum, elle est exonérée de cotisations sociales et d'impôt sur le revenu.
Au-delà du montant minimum, elle est soumise uniquement à cotisations de Sécurité sociale.

Comment savoir si un stage est rémunéré ?

Pour savoir si un stage est rémunéré, il faut regarder à la fois la durée du stage et le contenu de la convention de stage. À partir de deux mois de stage ou à partir de la 309è heure, le stage est obligatoirement rémunéré, c'est la gratification minimale.

Certains employeurs paient leurs stagiaires volontairement dès le premier jour ou au-delà du minimum (et vont verser une gratification supérieure au minimum). Le montant est alors indiqué dans la convention de stage.

Calculer la gratification de stage ou l'indemnité du stagiaire

La gratification de stage 2021 se calcule à partir du plafond horaire de Sécurité sociale ou en fonction des dispositions prévues par les conventions collectives. Un accord de branche ou un accord professionnel étendu peut fixer un montant supérieur au minimum.

Quelle gratification pour un stagiaire ?

Le montant de la gratification pour un stagiaire est en principe libre. L'employeur doit seulement respecter le minimum obligatoire, fixé par décret ou par la convention de branche lorsqu'il s'applique.

Le montant de la gratification est donc fixé par convention entre les parties. Pour un stage de plus de deux mois, le montant minimum est fixé à 15% du plafond horaire de Sécurité sociale. Cela correspond à 3,90€ par heure de présence.

C'est la date de signature de la convention de stage (et non d'un contrat de travail) qui permet de déterminer le montant de la gratification minimale qui est calculée en fonction du nombre d'heures de présence effective du stagiaire dans son organisme d'accueil (entreprise, association, etc.).

En principe, il n'y a donc pas de mensualisation de gratification versée chaque mois. Verser mensuellement cette indemnité de stage ne signifie pas que l'on peut la calculer en limitant le nombre d'heures à 151,67 comme pour les salariés (la mensualisation). Un lissage reste possible à condition de diviser le nombre d'heures réelles prévues dans le cadre de la convention de stage, par le nombre de mois de stage.

En l'absence de lissage, son montant varie obligatoirement tous les mois en fonction du nombre d'heures de présence réelle.

Il s'agit d'un montant minimum exonéré de cotisations sociales. En cas de versement d'un montant supérieur, le stagiaire bénéficiera d'une fiche de paie pour le complément. Pour mémoire, la gratification de stage qui dépasse l'indemnité minimale est déclarée en DSN.

Gratification de stage 2021

PHSS = plafond horaire de la Sécurité sociale. Ce montant est fixé à 25€ en 2018 et 2019 et il est passé à 26€ au 1er janvier 2020.

Le régime fiscal et social de la gratification de stage 2021

La gratification minimale de stage est toujours exonérée de toutes les cotisations et contributions sociales et de l'impôt sur le revenu. Le fait que son versement soit volontaire dès le premier jour de stage ou obligatoire n'a pas d'importance.

On parle de franchise de cotisations qui concerne les cotisations salariales et patronales de Sécurité sociale, la contribution sociale autonomie, le versement transport, la cotisation due au FNAL et enfin, la CSG CRDS. Seules ces cotisations apparaîtront sur la fiche de paie du stagiaire en cas de dépassement du seuil de franchise.

Enfin, et parce qu'il n'est pas considéré comme un salarié, le stagiaire sera toujours exonéré, quel que soit le montant de l'indemnité de stage, des cotisations d'assurance chômage, de l'AGS, de la contribution au financement des organisations syndicales.

Les cotisations de retraite complémentaire et de prévoyance ne sont pas dues. Les stagiaires ne sont pas reconnus par les institutions de retraite complémentaire et de prévoyance.

L'exonération d'impôt sur le revenu est totale, à condition que l'indemnité de stage ne dépasse pas le montant du SMIC annuel.

Secrétaire

Animation — 2021-08-13T10:42:54Z

Le secrétaire, un poste clef dans l'association

Le secrétaire à un poste pivot dans l'association, généralement on conseille de mentionner dans les statuts que le secrétaire est chargé de rédiger les convocations et les comptes rendus de réunion. Il est donc chargé des aspects administratifs de l'association, ses premières tâches officialisent l'association : il rédige le compte rendu de l'assemblée constitutive et s'occupe de la déclaration en préfecture, il met aussi en place le fichier des adhérents, ouvre et tient à jour le registre spécial sur lequel doivent être consignés les changements d'administration de l'association.

Le secrétaire, un rôle clef pendant la vie de l'association

Le secrétaire se charge aussi des formalités quotidiennes de l'association, il s'occupe des déclarations, des adhésions, des inscriptions, des courriers, il va créer des dossiers et les bilans post-subvention. De plus il doit veiller à la conservation et à l'accessibilité de ces documents.
C'est aux dirigeants de déterminer le degré de détails de ces documents, mais il faut garder à l'esprit que les résolutions qui y sont consignées officialisent l'action des dirigeants.

Le secrétaire, un rôle d'information et de communication

Le secrétaire doit se garder informé des différentes législations pour pouvoir les appliquer, mais aussi pour informer les autres membres de l'association. Il doit aussi se préoccuper de l'information des adhérents (communication des comptes rendus de réunions, programmes d'activité et appels au bénévolat ponctuel) et de la communication externe (annonce des activités, communiqué de presse, invitation, sollicitations....

Le secrétaire, un rôle en relation avec les autres membres de l'association

Les autres membres du bureau et le conseil d'administration ont besoin du secrétaire, en effet il fournit au trésorier un certain nombre de justificatifs et il est sollicité pour la mise au point des budgets à inclure dans les différents dossiers, il rédige avec le président les conventions de partenariats, des comptes rendus d'entretiens, il établit des fichiers de relations et de contacts...
Sur certains dossiers particuliers il peut être amené à travailler avec les membres du conseil d'administration (demande de subventions, communiqués de presse...) Le secrétariat peut être géré de façon collégiale ou unipersonnel.

Quorum

Animation — 2021-08-13T10:31:23Z

Le quorum est le nombre de voix minimum nécessaire pour que les décisions prises soient valables.

Ni la loi du 1er janvier 1901, ni son décret d'application n'imposent de quorum, c'est à dire de nombre minimum de membres présents, ou éventuellement représentés, pour que l'assemblée puisee délibérer valablement. Toutefois, des dispositions réglementaires ou statutaires peuvent en imposer un. Il convient donc de vérifier auprès de votre fédération l'existence d'une telle telle réglementation.

Le président de séance doit alors vérifier si ce quorum est atteint ou, à défaut, lever la séance. Le quorum doit être respecté pendant toute la durée de la réunion. En cas de départ de certains participants au cours de la séance, tout membre de l'assemblée peut demander au président de vérifier que la condition de quorum est toujours remplie ou, à défaut, s'opposer au vote des résolutions.

En l'absence de précision, le quorum prévu par les statuts ou un règlement intérieur s'applique également à l'assemblée convoquée à la suite d'une première réunion au cours de laquelle le quorum n'a pas été atteint (CA Paris 28-6-1996 : BAF 8/96 inf. 268) Toute assemblée qui délibère sans que le quorum requis soit atteint est nulle.

Procès verbal

Animation — 2021-08-13T10:28:37Z

Le procès-verbal (PV) permet d'établir la preuve des délibérations de l'instance concernée. Sa rédaction n'est pas imposée par la loi. Elle n'est obligatoire que si les statuts le prévoient. Dans tous les cas, l'établissement d'un procès-verbal ne peut être que conseillé puisqu'en cas de conflit interne entre les membres de l'association ou en cas de contestation devant le juge, ce document permet d'apporter la preuve de l'adoption d'une résolution dans des conditions régulières (de quorum, de majorité, etc.) et de la conformité des délibérations par rapport aux dispositions statutaires éventuelles.
Il faut savoir que , faute de preuve, les juges n'hésitent pas à annuler les résolutions car rien ne leur permet de contrôler si les conditions exigées par les statuts et le règlement intérieur étaient réunies. Le procès-verbal permet en outre de présumer un fonctionnement normal de l'association, la tenue de réunions régulières. Il est la mémoire de la vie de l'association année après année et ne serait-ce que pour cela, il a déjà son utilité.

Un contenu minimum

Au même titre que sa rédaction, le contenu du procès-verbal n'est pas imposé par la loi mais certaines mentions doivent forcément y figurer, sans quoi il n'aura aucune force probante devant le juge. Il est ainsi souhaitable d'indiquer :
– la dénomination de l'association
– la date, l'heure et le lieu de la réunion
– l'auteur de la convocation et le mode de convocation
– la liste des membres présents ou représentés, ou l'indication de la tenue d'une feuille de présence, le respect du quorum
– l'indication de l'ordre du jour
– la liste des documents et rapports utilisés durant la réunion
– le résumé des débats en indiquant que des observations sont échangées sur tel sujet.
– les résolutions qui ont été votées avec, pour chacune d'elles les modalités et le résultat du vote

Une retranscription courte et précise

L'information contenue dans un PV sera donc très succincte mais très précise. Sans tout retranscrire des discussions qui ont lieu durant la séance et qui peuvent parfois dévier du sujet évoqué ou s'éterniser dans toujours être pertinentes, le procès-verbal doit permettrez de comprendre les grandes idées qui ont été soulevées. Ainsi la liste des documents que le président met à disposition des membres doit être complète et correspondre aux conditions d'informations nécessaires pour l'instance prenne des décisions valides. Bien rédiger un PV, c'est donc relever tous les éléments de la réunion et seulement ces éléments qui concourent à justifier la régularité des décisions.

Signatures et validation

Le procès verbal doit être signé par la personne habilitée à le faire par les statuts ou le règlement intérieur de l'association. Le plus souvent, il s'agit à minima du président de l'association et en général du secrétaire de séance. La signature de tous les membres de l'organe concerné permet aussi de signifier le consentement à ce qu'il contient. C'est pourquoi, et bien que la loi ne l'impose pas, le procès verbal de chaque réunion est souvent approuvé lors de la réunion suivante, ce point figurant à l'ordre du jour. Une fois approuvé, le contenu en sera d'autant plus difficile à contester par la suite.

Prise illégale d'intérêt

Animation — 2021-08-13T10:23:44Z

Pour éviter que les élus n'utilisent leur position au sein d'un organe d'une collectivité publique pour en tirer un avantage, le législateur sanctionne pénalement les "prises illégales d'intéret"
Nombre d'élus locaux ont commencé par être des acteurs du monde associatif et nombre d'adjoints au maire ont une délégation de fonctions dans le domaine où ils exercent des responsabilités associatives. Mais pour ne pas risquer le conflit d'intérêt, et les sanctions pénales qui s'y rattachent, des précautions strictes s'imposent.

Une question de comptabilité publique : la gestion de fait de fonds publics

La gestion de fait de fonds publics se caractérise par la manipulation, par une personne non habilitée, de deniers publics. Il s'agit là d'une des règles fondamentales en matière de comptabilité publique : la séparation des fonctions d'ordonnateur (qui consistent à engager les dépenses, les élus) et de comptable (le trésor public).
La gestion de fait peut donc survenir indépendamment de toute malversation ou intention frauduleuse. Par exemple lorsqu'une collectivité publique verse une subvention à une structure dépourvue de personnalité juridique ; lorsqu'une subvention versée à une association s'avère fictive (parce que la collectivité publique en a, dans les faits, conservé la maîtrise) ; lorsqu'une association encaisse des recettes publiques sans y avoir été habilitée ou encore lorsqu'une collectivité verse une subvention à une association qui ne bénéficie pas d'une réelle autonomie de gestion par rapport à la collectivité.

Associations "para-municipales" et gestion de fait

Certaines associations para-administratives constituent de véritables démembrements des organismes publics. Trois indices cumulatifs incitent à considérer qu'une association n'est pas suffisamment autonome vis à vis de la collectivité :
– les représentant de la collectivité publique sont majoritaires en nombre dans les instances dirigeantes de l'association, ou disposent en fait ou en droit d'un pouvoir prépondérant ;
– les moyens financiers, matériels, humains de l'association sont essentiellement ceux de la personne publique ;
– l'objet de l'association est de mettre en œuvre des actions d'intérêt général qui relèvent de la compétence de la collectivité publique.

Dans le cas de ces associations paramunicipales (c'est le cas de nombreux offices municipaux des sports ou comités des fêtes par exemple), il y a deux effets possibles :
– les aides de l'association risquent fort d'être annulées par la cour des comptes
– si l'association est en réalité contrôlée de l'intérieur par la commune, c'est un problème comptable, certes, mais que les habitants de la commune percevront (parce qu'il y a jugement de l'élu et/ou du cadre territorial fautif) comme étant une affaire pénale.

Un délit pénal : la prise illégale d'intérêt

La gestion de fait peut s'accompagner d'infractions pénales, en particulier la prise illégale d'intérêts.
Ce délit (qui a succédé au délit d'ingérence de l'ancien code pénal) est caractérisé par la prise, la réception ou la conservation d'un intérêt par une personne dépositaire de l'autorité publique dans un organisme dont elle a la charge d'assurer la surveillance, l'administration ou le paiement (un responsable associatif par exemple).
La qualité d'élu entraînant "l'obligation impérieuse de veiller à la parfaite neutralité des décisions d'allocation de subventions", en se joignant au vote et à la délibération, l'élu participe à une rupture de neutralité à l'égard du secteur associatif et se rend coupable du délit. L'élu local déclaré comptable de fait est alors suspendu de ses fonctions d'ordonnateur et peut être frappé d'inéligibilité. Cet élu peut même encourir, à titre personnel, dans des cas graves, des sanctions du tribunal correctionnel pouvant aller jusqu'à 5 ans d'emprisonnement et et 500 000 euros d'amende (Art. 432-12 du code pénal) !
Cette infraction ne doit donc pas être sous-estimée car elle peut notamment toucher des personnes de bonne foi. Même les élus qui ne tirent aucun avantage personnel de la situation peuvent être condamnés, le droit ne sanctionnant pas ceux qui profitent d'être des deux cotés de la barrière, mais le fait même d'avoir été des deux cotés de la barrière. C'est ce que rappelle la cour de cassation : "l'intérêt, matériel ou moral, direct ou indirect [par son conjoint, ses ascendants, ses descendants... ni évidemment par lui même] pris par des élus municipaux en participants au vote des subventions bénéficiant aux associations qu'ils président entre dans les prévisions de l'article 432-12 du Code Pénal ; qu'il n'importe que ces élus n'en aient retiré un quelconque profit et que l'intérêt pris ou conservé ne soit pas en contradiction avec l'intérêt communal".

Les précautions à prendre pour éviter une gestion de fait

Les collectivités publiques et les associations ont un intérêt commun à prévenir la survenance d'une gestion de fait à l'occasion de leurs relations partenariales. S'il a pu recommandé dans le passé que de s'abstenir de participer aux délibérations et aux votes de subventions, c'est désormais tout à fait impératif. Un élu ne doit en aucun cas avoir la "charge de surveillance ou d'administration" d'une association dont il a un intérêt.
Par exemple, si un adjoint aux sports préside le club de foot, le plus simple est que son maire le charge de tous les sports... sauf le foot et que cet élu sorte de la salle du conseil municipal dès que l'on par le des aides à son club.
Pour un adjoint, il est donc nécessaire d'ajuster la délégation de fonctions en fonction des mandats associatifs et d'être vigilent lors des commissions et des conseils municipaux. Pour le maire (qui par définition contrôle tout), deux options uniques : ne plus exercer de fonctions au sein de l'association ou ne plus aider l'association, c'est le gage d'un fonctionnement transparent et démocratique.

(Source Association mode d'emploi)